Caso de estudio · Seguimiento
Un proyecto que parte de una observación concreta: el panel que usamos para atender consultas de editoriales y autores había crecido sin orden. Esta renovación ordena la información sin cambiar la forma de trabajar del equipo.
Durante los últimos meses, el volumen de correos sobre estados de encargos, pruebas de color y entregas parciales fue creciendo. El panel anterior mostraba toda la información en una sola lista, sin distinguir entre una consulta urgente de imprenta y una duda sobre el tono de una acuarela. El equipo perdía tiempo abriendo cada hilo para entender su prioridad.
La petición no era construir un sistema nuevo, sino reorganizar lo que ya existía para que la primera pantalla respondiera a las preguntas reales: qué necesita respuesta hoy, qué está esperando al cliente y qué quedó en pausa por falta de material.
Primero se revisaron los últimos tres meses de conversaciones para identificar patrones. Salieron cuatro estados recurrentes: esperando respuesta del cliente, en revisión interna, listo para entrega y bloqueado por falta de un archivo o una decisión.
Con eso claro, se rediseñó la vista principal en columnas por estado, con un campo de búsqueda que filtra por título de proyecto o nombre de editorial. Cada tarjeta muestra el último mensaje y la fecha, sin obligar a abrir el hilo completo. También se añadió un aviso visual cuando un encargo lleva más de cinco días sin movimiento.
La parte delicada fue no perder el contexto de cada conversación. Por eso, cada tarjeta enlaza directamente al hilo original, y los cambios de estado quedan registrados con una nota breve. Nada se archiva en silencio.
El panel renovado se probó durante dos semanas con el equipo completo. El tiempo medio para localizar un encargo pasó de varios minutos a una sola pantalla. Las consultas duplicadas bajaron porque ahora es evidente si un tema ya está en revisión o esperando respuesta.
Como material de apoyo se preparó una guía interna de una página con los criterios para mover un encargo entre estados, y una captura comentada del nuevo flujo. Ambos documentos se compartieron con las editoriales colaboradoras para que supieran qué significa cada estado desde su lado.
La renovación no resolvió todos los problemas de comunicación, pero sí quitó ruido del proceso. Ahora el panel refleja el trabajo real, no una lista genérica de tareas.